１．ウィズ／アフターコロナで求められるシステム
政府の緊急事態宣言、コロナウィルス拡散防止の為の外出自粛対応が緩和された後でも、不要不急のオフィス出社を控え、とまどいを感じながらも在宅ワーク、テレワークを推進されているのではないかと思います。
その為、営業活動の停滞や取引先とのコミュニケーションが、対面ではなくメールやオンラインツールをベースとした活動も必要で、それらを支援するシステムが必要とされております。
今回は、特に営業活動や取引における重要な要素である、契約行為に関して、世界で一番使われている電子署名ツール“ドキュサイン”を使用したシステムについて考えてみたいと思います。
２．契約の電子化とデジタル時代の営業支援システム
企業においても、取引先との契約や社内手続きにおいても、ハンコ文化が存在し、押印作業の為だけに、在宅でなくオフィス出社を余技なくされるケースもあり、これらの押印の電子化を推進されている企業も増えてきています。
ドキュサインは電子署名を実現するソリューションやサービス、ソフトウェアを提供しており、これを利用することが、契約書の電子化を推進する最短の方法のように思います。
しかし、ベンダーの提供する機能やサービスと社内システム連携や補完機能が必要となり、電子署名が営業や取引の一部であることから、契約書を交わす前後の業務プロセスを含めて、いかに一体的に電子署名を実現するかを考察いたします。
弊社ではドキュサインを利用し、営業活動から契約締結、契約書回収、社内承認、契約保管手続きを考慮したシステムを作成してみました。
■案件登録と見積作成
まずは、営業マンが案件登録をし、見積を作成します。このプロセスは既に社内基幹システムを使用したり、CRMシステムを利用されることもあるかと思います。
ここでは、顧客向けにどのような案件があり、その案件に紐づく見積が作成できることを非常にシンプルに実現できるものとなっています。弊社が作成したものがシンプルである理由は、お客様の要望にあわせて修正できること、既存システムとの連携ができるからです。
案件一覧画面
見積一覧画面
本来、見積書にも電子サインをつけて、顧客へメール送付することも可能ですがここでは省略しています。
■契約書の締結
次に、商談が成立した場合に契約書を作成します。通常契約書は企業がひな形を用意されており、そこに顧客名や署名者の情報を入力することになり、社内での承認手続きが必要になる場合もあるかと思います。
ここでは、契約書が既に作成され、電子サインを顧客へメールで依頼するプロセスをシステム化しています。
契約進捗一覧画面
このシステムでは登録された顧客の署名者へ自動でメールが送信され、顧客がこのメールから電子署名を行い、署名された契約書が返送されることになります。一連の流れは、裏側でドキュサインのシステムが動いていますが、このシステム上の操作だけで間違いなく行われ、特にドキュサインの操作は必要ありません。
契約書の回収もこのシステムが自動で行っており、回収された契約書をワークフローシステムで社内承認を取得したり、契約書の保管を行うことになりますが、ワークフローシステムに関しては既存システムや弊社の別システムと組み合わせて利用することが可能です。
登録された顧客情報（署名者）へ電子契約が発行される
顧客へはメールを受信
ガイドに沿って電子署名
システムが自動で契約書を回収
回収した契約書を承認ワークフロー、保管へ
３．ローコード開発プラットフォームで開発したテンプレートシステム
このように電子契約システムの導入をご検討のお客様で、顧客データや案件管理、見積管理、社内承認プロセスとのデータやプロセス統合をお考えのお客様に、有効なシステムとなっております。また既存システムとの連携やカスタマイズ等を行うことができ、契約電子化プロセスの短期導入を実現していただけます。
これらはローコード開発プラットフォームOutSystemsで開発したもので、高い生産性で柔軟なシステム追加、変更を可能としています。まだ営業支援システムが未整備のお客様は、この機会にローコード開発プラットフォームで開発していただくことをご提案申し上げます。
弊社は、ローコード開発プラットフォームが柔軟で高い生産性をもたらすことだけではなく、お客様での内製化体制を推進し、システム再構築や刷新等のサイクルが必要なく、継続的にシステムを拡張・発展していただけることを目的としております。その為、無償で初めていただけるOutSystems Free PaaSでのトライアルや開発技術支援、POCを積極的にお奨めしております。
４．世界で一番使われている電子署名ツール“ドキュサイン”
弊社は、今回ご紹介した電子契約システム“ドキュサイン”の紹介パートナーです。ドキュサインだけを導入されたいお客様へもご紹介、デモをご案内させていただけます。またローコード開発プラットフォームの活用含めて、お客様の最適なプランをご提案いたしますので、まずは下記より個別説明会にエントリーください。
＊お客様のご都合にあわせてカレンダーからご希望の日程をご選択いただけます。お申込みいただきますと追って営業よりメールにてオンライン会議の案内を送付させていただきます。
またDX推進に関連する情報は下記で公開中です。こちらも併せて、ご覧頂ければ幸いです。
■各種関連資料ページからDLができます。
オートマティゴ × OutSystems
https://www.automatigo.co.jp/event/nikkei_industry/2020
