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在宅ワークで考えるコロナ危機の克服
在宅ワークで必要なシステムとは?

1.在宅ワークで必要とされるシステム

在宅ワークで必要とされるシステム政府の緊急事態宣言、コロナウィルス拡散防止の為の外出自粛対応が緩和された後でも、不要不急のオフィス出社を控え、戸惑いを感じながらも在宅ワーク、テレワークを推進されているのではないかと思います。特にここでは在宅ワークの有効性の有無ではなく、在宅ワークを前提とした企業のホワイトカラー従業員に、どのようなITの活用が有効なのかを考えてみます。

ご承知のとおり、まず必要とされるのは、自宅とオフィスを結ぶネットワークです。ストレスなくつながり、セキュリティが担保されることが必要でしょう。またコミュニケーションツールとしては、SkypeやZoom等のウェブ会議システムやチャットツールも必要です。これらが必要であることは、各種ベンダーからも多くの情報がウェブサイトに掲載さており、誰もが認識されているのではないでしょうか?しかしながら、いざ使ってみると、これまでご利用されたことのない方々にとっては、対面での会議や会話と違い、うまくコミュニケーションがとれない、会議がうまく進まない等のご不満も多いのではないでしょうか?
自身の話で恐縮ですが、しばらく外資系企業へ勤務していた際には、これらはあたりまえに利用されています。海外とのウェブ会議や出張先からの打ち合わせ参加、チャットでの社内からの問い合わせ等、必要不可欠な環境に置かれているのです。海外とは時差の問題もあり、早朝や夜間のミーティングが必要であったり、顧客訪問等の外出時には移動時間を考慮して、在宅ワークも日常のワークスタイルでした。しかしながらいくつか仕事を行ううえで不便なこともありました。ここでは、在宅ワークが必要とされ、コミュニケーションツールが整備されたうえで、より仕事がやりやすくなるITシステムをご紹介いたします。
もちろん仕事のやり方は、業種や業務によって異なるかもしれません。その為今回のご紹介するITシステムは、まずはそのひな形(テンプレート)であるとご理解いただければと思います。

 

在宅ワークを支援するITシステムの機能として、

1)出退勤の登録
オフィス、在宅での出社、退社時間を登録し、従業員の居場所を知らせます。
出社率をグラフ表示し、計画出社を支援。

2)タスク(作業)の割り当て
部下や同僚へ仕事の依頼を行います。作業者は作業の承諾や完了を登録し、共有します。

3)オンラインキャビネット
従業員を指定してファイルの配信を行います。配信されたファイルを従業員が閲覧可能です。

4)シンプルチャット
従業員間でチャットによる簡単なコミュニケーションが可能です。

これらをもう少し詳しく説明いたします。

 

2.在宅ワークを支援するワークマネジメントシステム

1)出退勤の登録

出退勤の登録在宅ワーク者は、仕事の開始、終了を画面から簡単に登録をすることができます。簡単な操作とはいえ、この入力をQRデバイスやPC連動等自動登録する機能を付加することも必要かもしれません。登録された情報は共有することで、従業員の出退勤情報を確認することができ、在宅だけでなく、オフィスや客先への出社状況も人手を介さずに把握できることを目的としています。インターフェースを作成すれば、これらの情報を既存の勤怠システムと連携することもできます。
また、この出退勤情報は、グラフ化され日々や月次累積での出社率を計算して一目でわかるようにすることで、従業員の計画的な在宅ワークを支援することができます。

 

 

出社率

2)タスク(作業)の割り当て

ここでのタスク(作業)については、大きく2つ観点から仕事を支援することができると考えています。1つ目は、自身の仕事管理です。自分自身の作業をタスクとして登録し、備忘録や作業予定の管理と活用することです。特に在宅ワークにおいては、時間の管理が曖昧になりがちです。作業に没頭してついつい遅くまで作業をしてしまうこともあるかもしれません。自身がしっかりと計画を立て、進捗を管理することが必要です。
2つ目は、これまでオフィスにおいて、資料作成やメール送信等の作業を部下や従業員間で依頼することがあったかと思います。その場合、対面での依頼が最も間違いなく伝達できたのではないでしょうか?しかし軽微な作業であっても物理的に離れた場所から依頼を行うには、少し勝手が違います。またメールやチャットだけだと、作業を承諾してもらえたのかどうか?作業がいつ完了したのかもお互いわからなくなってしまいます。
ワークマネジメントシステムでは、他者への作業依頼と作業の承諾、作業完了を登録することでそれらの課題を解決することができます。あわせて従業員が自身の作業予定を管理できます。

ダッシュボード

個人タスク

出退勤

もし在宅ワークのルールとして、出退勤報告や日報の提出が求められる場合には、これらタスクの情報をレポートとして作成することも可能です。

3)オンラインキャビネット

オフィスでは、各種文書の紙によるキャビネットへの配布や印刷資料を手渡されたりすることがあるかと思います。それらを電子化し、資料の配布や閲覧ができるようになります。
ワークマネジメントシステムでは、オンラインキャビネットの既読、未読を確認できるようにしています。現在のところ機能はシンプルですが、クラウドファイル管理システムのとしてご利用いただくことも可能です。

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4)シンプルチャット

チャットツールは既に導入済の企業も多いのではないでしょうか?既に導入済の場合、専用ツールの活用をされたほうが、機能的にも使い勝手もよいのではないかと思います。ワークマネジメントシステムでは、シンプルなチャット機能をご提供し、専用ツールまでは必要ないが、チャットのコミュニケーションを使用可能にいたします。

 

3.ワークマネジメントシステムのカスタマイズや機能拡張

ローコード開発プラットフォームで開発されたワークマネジメントシステムはお客様毎のカスタマイズや機能拡張が可能です。機能についてもまだまだ足らないところがございますが、個々のご要望に沿って機能を組み込むことを想定しております。
この開発プラットフォームOutSystemsのご紹介は、別途ブログ、ウェビナーを通してご紹介しております。

 

4.テレワーク移行可能な業務をITで支援

このようにローコードによる超高速アプリ―ケーション開発では、テレワーク移行可能な業務のIT支援を迅速に行うことが可能です。今回のワークマネジメントシステムの導入については、プラットフォームの活用含めて、お客様の最適なプランをご提案いたしますので、お問合せください。

それ以外でも短期間で貴社にあったオーダーメードのシステム開発を可能とします。

例えば、
・社内ヘルプデスク、社外問い合わせ対応業務
・サプライヤーコラボレーション業務(見積やオーダー)
・EC(FAX、TEL注文をオンライン化)
オートマティゴでは、これらシステムの構築やSaaS提供、また、ローコード開発基盤のご提供と開発のご支援を行っています。

これらに関連する情報は下記で公開中です。こちらも併せて、ご覧頂ければ幸いです。

資料ダウンロードとウェビナー
・弊社ホームページ:DX推進とシステム開発の革新
https://www.automatigo.co.jp/initiate_innovatice_development

上記URLよりウェビナーリンクへ

ウェビナー
・DXを推進するローコード開発プラットフォームOutSystems
・DXを推進するOutSystemsによる開発・保守運用の実際
コラム
・改革の糸口 DX時代のITイノベーション

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